La boîte postale de votre entreprise domiciliée en Belgique permet de gérer votre courrier. Elle présente une utilité pour toute personne physique ou morale : particuliers, associations, professionnels, souhaitant bénéficier d’un service fiable de gestion de courriers. Petit tour d’horizon sur le fonctionnement d’une boîte à lettres et l’intérêt d’en ouvrir une.
Qu’est-ce qu’une boîte postale ?
Une boîte postale correspond à un casier à lettres.
Elle permet de recevoir principalement vos courriers à une adresse prédéfinie, à savoir un bureau de poste ou une agence postale.
C’est un service comme un autre proposé par les services postaux aux personnes physiques comme morales afin d’externaliser la réception du courrier.
Quelle est la différence avec une domiciliation ?
La boîte postale ou boîte à lettres présente des similitudes avec la boîte de domiciliation. Pourtant, elles ne doivent pas être confondues.
La boîte postale : un simple service de gestion des courriers.
Ces derniers y sont déposés et conservés en attendant que vous les réceptionniez sous un mois. Ce service de location saisonnier ou annuel a aussi un coût. Il revient à l’utilisateur d’évaluer les bénéfices et les inconvénients de ce service en fonction de ses besoins.
La boîte de domiciliation : le choix des entreprises
Elle vient combler les limites juridiques, administratives et fiscales de la boîte postale. Elle est bénéfique aux entreprises souhaitant détenir une adresse postale et fiscale, en d’autres mots une adresse de domiciliation faisant office de siège social pour leur société.
En Belgique, il existe des services de domiciliation, moyennant aussi un coût pour obtenir une domiciliation commerciale.
Pour ce faire, vous devez signer un contrat de domiciliation avec l’une de ces entreprises. Ce contrat est indispensable pour obtenir votre inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).
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Quels sont les avantages de l’ouverture d’une boîte postale ?
L’ouverture d’une boîte postale est assurément utile dans de nombreux cas de figure, pour les particuliers comme les professionnels :
- Pour conserver son anonymat vis-à-vis des tiers/organismes ou pour répondre à un besoin personnel. Par exemple, quand la boîte aux lettres est inaccessible ou inexistante. Cela peut être le cas si vous habitez temporairement chez un ami et que vous n’avez pas de logement propre.
- Pour distinguer vie privée et vie professionnelle.
- Pour combler les lacunes de gestion interne du courrier en s’affranchissant d’un service de réception de courrier.
- En cas de changement d’adresse suite à un déménagement.
Quels en sont les inconvénients ?
Voici quelques-unes des limites principales de ce service :
Pour les particuliers (comme les professionnels) :
- Impossibilité de réceptionner des colis volumineux compte tenu de la taille réduite des boîtes aux lettres.
- Nécessité de vous rendre au guichet selon les horaires de votre bureau de poste.
Pour les professionnels :
En plus des inconvénients listés pour les particuliers, la boîte postale présente d’autres limites pour les professionnels :
- Il existe une limite géographique. Votre entreprise doit se situer dans la même zone géographique que l’une des agences postales de réception de courrier. Or, toutes les agences ne bénéficient pas de ce type de service.
- Au niveau administratif, votre boîte postale ne peut pas être déclarée comme adresse de siège social.
Comment ouvrir une boîte postale en Belgique ?
Pour ouvrir une boîte postale en Belgique, vous devez vous rendre dans un bureau de poste. Là où vous souhaitez recevoir votre courrier. Déterminez le type de boîte aux lettres que vous souhaitez : petite, moyenne, grande, sans clé, avec clé.
Les démarches pour les entreprises
Munissez-vous des justificatifs suivants si vous êtes une personne morale pour profiter pleinement du service de location de boîte postale :
- Votre extrait BCE.
- Votre justificatif d’identité (carte d’identité).
- Votre justificatif de domicile.
Dès la validation de votre dossier, vous pouvez bénéficier du service.
Les démarches pour les particuliers
Pour les personnes physiques : ce service est disponible aux personnes majeures, mais aussi mineures. Dans ce dernier cas, en complément de votre justificatif d’identité, vous devez être muni de la pièce d’identité de votre représentant légal (père, mère, tuteur légal) ainsi que de sa signature.
Plusieurs personnes peuvent aussi opter pour l’ouverture d’une même boîte aux lettres. Dans ce cas, il faut la pièce d’identité du locataire principal, sa signature, de même que les signatures des autres locataires.
Vous êtes une association internationale ? Vous pouvez aussi domicilier vos activités à Bruxelles. Pour profiter de ce service offert par la Maison des Associations internationales, vous devez être membre de la Fédération des Associations Internationales établies en Belgique (FAIB).
Ensuite, choisissez la formule correspondant à vos besoins parmi celles proposées :
- boîte aux lettres verrouillée,
- boîte aux lettres ouvertes de type pigeon-hole,
- envoi postal.
Quels sont les frais d’ouverture/de location d’une boîte postale en Belgique ?
En Belgique, la location d’une boîte postale s’effectue par trimestre.
Tous les trois mois, vous devez vous acquitter d’une certaine somme correspondant à la formule choisie : entre autres, la taille de votre boîte aux lettres, les frais de caution, les services annexes souscrits.
Ainsi, pour quelques dizaines d’euros, vous pouvez avoir accès à votre boîte postale en Belgique.
Certaines entreprises proposent aussi le paiement en une seule fois pour la durée totale du service de location.
Où récupérer son courrier quand on n’a pas d’adresse ?
Il est tout à fait possible d’être domicilié en Belgique sans pour autant avoir de domicile fixe (SDF).
Vous pouvez ainsi bénéficier d’une adresse de référence même si vous n’avez pas de résidence en Belgique. C’est en quelque sorte votre adresse de contact ou administrative dans une commune belge. Pour poursuivre la procédure, il y a trois options :
- Rendez-vous au CPAS (centre public d’action sociale) de la commune où vous séjournez, preuve à l’appui : justificatif d’identité, votre présence au sein de la commune… À l’issue de votre demande, vous obtenez un accusé de réception très utile pour vos démarches d’obtention d’un RIS (revenu d’intégration sociale).
- Optez pour une adresse de référence chez un particulier ou toute personne physique en cas de difficultés d’obtention d’un avis favorable auprès du CPAS. Rendez-vous alors au service de la population de la commune où loge cette personne pour en faire la demande.
- Domiciliez-vous au sein d’une association. Cette option s’adresse à des profils bien définis : militaires, gens du voyage, forains, etc.
À noter :
Pour obtenir cette domiciliation en Belgique, vous devez :
- être de nationalité belge.
- ou, si vous êtes étranger, justifier d’un permis de séjour d’au moins 5 ans.
Comment avoir une adresse de domiciliation en Belgique ?
Pour avoir une adresse de domiciliation en Belgique pour votre société, celle-ci doit :
- avoir un numéro de TVA,
- être une société réelle (et non une société simple, c’est-à-dire dépourvue de la personnalité juridique),
- être inscrite à la BCE.
Enfin, vous devez signer un contrat de domiciliation avec une société de domiciliation pour l’établissement de votre entreprise en Belgique.
Le saviez-vous ?
Vous pouvez également domicilier votre entreprise à la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI) France Belgique dans le but de bénéficier d’une adresse à Bruxelles. Vous bénéficiez alors de certains services : suivi de courrier retransmis à l’adresse de votre choix, transfert d’appels, espace de coworking…
En Belgique, la boîte postale présente des avantages pour les particuliers. Les entreprises, quant à elles, peuvent aussi bénéficier des avantages de la location d’une boîte à lettres. Mais en pratique, la boîte de domiciliation est plus adaptée aux besoins des professionnels.